第一条 为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护合法权益，特制订本规定。
第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的科室及单位人员从事相关活动中所直接形成的对有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条 各站、股、室人员有保护档案的义务。
第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行科学化、网络化管理。
第五条 各站、股、室指定专人负责档案管理工作（即资料员）。
第六条 档案工作由局长统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管，并监督各站、股、室的档案工作。
第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理科学化。
第八条 整理办法：1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。2. 步骤：A. 收集文书档案：立年卷，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。活动档案：立项目卷，项目完成立卷归档，未完成项目资料整理成册。B. 整理：根据类别和时间整理。C.分类：根据各科室工作性质分类。D.立卷：区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
第九条 过程管理：
1. 属于办公室保管的档案：资料员做好平时文件的预立卷工作，并在项目结束后或每年年终需归档文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
2. 各站、股、室保管的档案：各站、股、室保管者年终将档案总目录、预立卷材料的目录汇编成册上交办公室。
第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，监督各科室及各部门档案的管理工作。
第十一条 销毁：须报局领导批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十二条 档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。
第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
第十四条 借阅：因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，会员不得随意外带有关重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，拥有绝对的制定权。
第十六条 单位所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第十七条 各站、股、室应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。
第十八条 备份盘与源盘应分开存放，的备份盘应在外由办公室或单位主要负责人保存。
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